🦄 Kotak Digunakan Untuk Menyimpan Arsip Yang Bersifat

perhatikanlangkah-langkah berikut : (i ) mengindeks arsip yang akan dipinjam (i i) menuju tempat penyimpanan (i ii) kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan (i v) telusuri dengan menggunankan kartu indeks (v ) menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil (vi ) mengisi bon peminjam (vi i) menyerahkan arsip kepada yang memerlukan adapun Lemariarsip atau Filing Cabinet - Lemari arsip merupakan sebuah lemari besi khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi seperti pencurian, kebakaran, serangga, dll. lemari arsip ada juga yang terbuat dari bahan logam, besi atau kayu. Fungsiutamanya melindungi kelompok kemasan lainnya, seperti misalnya kotak karton untuk wadah kaleng susu, kotak kayu untuk wadah buah-buahan yang dibungkus dan sebagainya. Kemasan Tersier dan Kuarter. Kemasan yang diperlukan untuk menyimpan, pengiriman atau identifikasi. Fungsi umumnya digunakan sebagai pelindung selama pengangkutan. Olehkarena itu air yang akan digunakan harus disiapkan agar memenuhi standar kebutuhan tersebut. Tambak ini menggunakan tandon sebagai penampung air sekaligus untuk pengendapan dan biofilter sebelum air digunakan untuk pemelliharaan. Air yang digunakan hanya berasal dari air laut dengan metode closed system (resirkulasi air tertutup). Adalahalat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo. 7. Kotak Arsip/ File Box Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip. 8. Rak Sortir Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau 14 Corak dan box kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inatik atau kotak box 15. Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima atau alat sortir 16. Email apple adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map atau folder yang diletakkan pada bagian dari sebuah folder guide 17. Pondasitiang pancang (pile foundation) adalah bagian dari struktur yang digunakan untuk menerima dan mentransfer (menyalurkan) beban dari struktur atas ke tanah penunjang yang terletak pada kedalaman tertentu. Tiang pancang bentuknya panjang dan langsing yang menyalurkan beban ke tanah yang lebih dalam. Bahan utama dari tiang adalah kayu, baja (steel), dan beton. Akanmuncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. j. Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat Untukmemfilter data-data yang ditampilkan pada Form lakukan langkah-langkah berikut: Klik menu Criteria. Tentukan filter kriteria yang anda inginkan pada bidang kolom field yang sesuai. Klik Find Next atau Find Prev untuk berpindah antar data yang sudah terfilter. Anda dapat juga menggunakan karakter wilcard untuk memfilter data Form ini. . Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan Fungsinya – Kegiatan administrasi tidak jarang kali ada di seluruh ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atau ketataussahaan. Kegiatan ketatausahaan antara beda terdiri dari pekerjaan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut nyaris seluruhnya memakai bahan berupa kertas, sampai-sampai produk dari pekerjaan administrasi berupa lembaran kertas yang mengandung informasi. Surat-surat dan informasi itu tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya salah satu pekerjaan dalam bidang admnistrasi atau ketatausahaan, yakni mengelola dokumentasi Data atau arsip-asrip yang dipunyai perusahaan adalahdokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip itu harus dipertahankan dan dibentengi secara baik oleh perusahaan. Tujuan penyelengaraan kearsipan, ialah Agar dokumentasi terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, Agar gampang mendapatkan kembali dokumentasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat, Bagi menghindari pemborosan masa-masa dan tenaga dalam mencari dokumentasi yang diperlukan serta Bagi menghemat lokasi penyimpanan, dan Untuk mengawal kerahasiaan arsip. Maksud dan Tujuan Dalam rangka menyelamatkan dokumentasi yang mengandung informasi urgen dan adalah bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari jasmani maupun isinya, maka arsip-arsip itu haruslah ditabung dengan baik memakai suatu system yang mempermudah dalam menyimpan dan mengejar kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut memerlukan perlengkapan dan peralatan dokumentasi yang lumayan dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting supaya arsip-arsip itu terlindungi dari bahaya yang dapat mengakibatkan terjadinya kehancuran arsip, laksana bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya. Disetiap kantor pasti saja perangkat dan perlengkapan yang dipakai bermacam-macam. Semakin besar kantor dan dokumentasi yang dikelola, maka semakin tidak sedikit dan pelbagai pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip adalah bagian dari kegiatan yang terdapat dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga perlengkapan yang dipakai dibidang kearsipan pun sebagian besar sama dengan yang dipakai dalam bidang ketata usahaan. Dalam urusan ini ialah peralatan yang pada umumnya dipakai untuk pekerjaan penyimpanan surat atau berkas-berkas arsip. Keberhasilan dari pekerjaan manajemen kearsipan ialah juga secara langsung diprovokasi oleh perlengkapan yang dipergunakan guna menyimpan dokumentasi dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Macam-Macam Peralatan KearsipanMacam-macam sistem kearsipanMenurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 1. Filling cabinet Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan. Filling Cabinet tercipta dari besi dan pun menyerupai brankas yang panjang. Tetapi filling cabinet tidak setebal brankas. Filling cabinet sering pun disebut dengan lemari arsip. Bentuk filling cabinet pun bermacam-macam, terdapat yang satu pintu, dua pintu dan bahkan terdapat yang tiga pintu. Tinggal sesuaikan saja dengan budget kamu dan posisi peletakan filling cabinet yang cocok di kantor filling cabinet pun bervariasi tergantung ukurannya. Merk filling cabinet juga pelbagai di Indonesia ini. Ada merk Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko dan lain-lain. Jika kamu ingin melakukan pembelian Filling cabinet bermukim search saja di google dengan keyword “jual filling cabinet”.Biaya ekspedisi filling cabinet cukup mahal, karena andai dikirim menggunakan pengiriman maka penghitungan ongkos pengiriman dengan volume barang bukan berat barang. Tetapi tetap saja ditentukan menurut jarak dari lokasi penyalur filling cabinet ke tempat anda. Sekarang ini nyaris semua kantor atau perusahaan memilih filling cabinet sebagai lokasi penyimpanan dokumentasi penting perusahaan. Karena kualitas keawetan filling cabinet lebih lama daripada lemari kayu. Selain tersebut filling cabinet lebih enteng daripada lemari kayu sehingga gampang untuk dipindah-pindahkan posisinya. 2. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary ialah semacam filing cabinet namun penyimpanan dokumentasi dilakukan secara berputar. Alat ini bisa digerakkan secara berputar, sampai-sampai dalam penempatan dan penemuan kembali dokumentasi tidak tidak sedikit memakan tenaga. Alat ini tercipta dari bahan yang kuat laksana logam atau besi. Arsip ditabung pada perangkat ini secara lateral 3. Lemari arsip Lemari arsip ialah peralatan kantor yang mempunyai format empat persegi panjang di taruh secara vertical dan bermanfaat untuk menyimpan arsip. Ada 2 jenis lemari arsip, yakni jenis lateral dan drawer. Lateral lemari arsip ialah lemari dokumentasi yang berpintu dan memiliki pagan atas guna menyimpan arsip. Sedangkan type lemari dokumentasi drawer ialah lemari dokumentasi yang berbentuk laci dan dapat dicabut masuk. Filling cabinet tercipta dari bahan metal yang kuat, dan duratif serta tidak lembab. Lemari dokumentasi awal dipakai sekitar tahun 1800 –an hingga sekarang, dan dokumentasi atau dokumen ditabung dengan posisi mendatar, andai dokumen dokumentasi semakin bertambah, maka posisi dokumentasi disusun berdiri menurut huruf. Kian hari makin bertambah, maka semakin meningkat pula laci-laci yang dibutuhkan untuk penyimpanan, sampai-sampai akan memunculkan kesulitan untuk pengelolanya guna mencari dokumentasi yang dibutuhkan. Demi kelancaran dalam penelusuran dokumen, maka posisi dokumen dibentuk berdiri berjajar. Bagi kelancaran dalam pencarian dokumentasi atau dokumen semua pemakai, maka lemari dokumentasi penjajaran berdiri dua laci sering dipakai menyamping meja,dengan demikian semua pemakai bisa duduk/berdiri ketika hendak menyimpan atau menggali dokumen tersebut. Lemari dokumentasi besi yang memiliki kapasitas 3 laci seringkali dipakai sebagai counter pada dibeberapa unit unsur yang terdapat hubungannya dengan semua pemakai, sementara lemari dokumentasi besi 4 laci ialah lemari dokumentasi berdiri yang dikenal pada ketika ini. Bagi lemari dokumentasi besi 5 laci juga tidak sedikit digunakan orang, disebabkan lemari tersebut dapat menampung nyaris 25% dokumentasi lebih dari kapasitas lantai yang sama. Lemari dokumentasi besi ini sesuai dipakai guna seorang karyawan yang memiliki tempat kerja relatif sempit. 4. Rak Arsip Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang dibentuk secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan ditabung di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak dokumentasi ditempatkan di rak dokumentasi sehingga terlihat punggung dari ordner atau kotak arsip, yang bermanfaat untuk menepatkan label atau judul dari dokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak dokumentasi dapat diciptakan dari kayu atau besi. 5. Map arsip Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. 6. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting. Dokumen itu dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian diapit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau sudah. Dokumen bukan lagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner. Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan ordner pada lemari. 7. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga 8. Stapler Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan memakai tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi bilamana diisi dengan staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat. Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di unsur mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler paling populer sampai-sampai memiliki tidak sedikit nama tidak sah yang berasl dari suara yang dikeluarkan ketika ini, laksana jekreken, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. 11. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. 12. Alat sortir Alat sortir ialah alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. 13. Label Label ialah alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu folder/guide. Label tercipta dari kertas dengan sekian banyak ukuran dan memiliki perekat pada unsur belakang, sehingg tidak butuh diberi lem lagi ketika hendak menempelkan label pada lokasi yang diinginkan. 14. Tickler file Tickler file ialah alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yang mempunyai jatuh demikian, tickle file dapat saja dipakai untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat sebagai perangkat pengingat untuk petugas arsip. 15. Cardex Cardex card indeks cabinet ialah alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabut ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu. 16. Rak/ laci kartu Rak/ laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secara tertata dalam rak, guna menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang dibentuk secara vertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci bisa disesuaikan dengan kebutuhan. 17. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam format desain, sebab sangat tergantung denga perkembangan peradaban tekhnologi. Sebelum terdapat flashdisk, guna menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat ini dapat tercipta dari logam dan plastik. Alat-alat itu dangat memunkinkan guna mnegalami perkembangan, baik dari sisi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, sebab mengikuti pertumbuhan teknologi yang pun semakin berkembang. Macam-macam sistem kearsipan 1. Sistem huruf ialah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan ditabung disusun menurut keterangan dari huruf yakni dari huruf a hingga dengan z. Bagi dapat merangkai secara huruf maka warkat-warkat butuh digolong-golongkan lebih dahulu menurut keterangan dari nama orang atau nama instansi atau nama organisasi sistem ini dilakukan dengan baik butuh adanya ketentuan yang jelas yang diciptakan atau diputuskan oleh instansi yang bersangkutan 2. Sitem geografis yakni sistem pekerjaan dimana warkat dibentuk menurut keterangan dari wilayah daerah. Sistem ini biasa dipakai oleh instansi yang memiliki unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam mengemban sistem ini seorang juru dokumentasi kesatu-tama bisa memilih menurut keterangan dari daerah,setelah itu diselenggarakan sub-sub kumpulan menurut keterangan dari nama instansi 3. Sistem Kronologis sistem kronologis yakni warkat yang dibentuk menurut keterangan dari urutan tanggal yang tercantum pada masing-masing warkat tanpa menyaksikan permasalahan yang dilafalkan dalam warkat. Sitem krono;ogis seringkali digunakan untuk warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu menyimak jangka masa-masa tertentu, contohnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya sudah ditetapkan. 4. Sistem Nomor Sistem ini bila dipakai maka setiap warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa dinamakan sistem filling yang tidak langsung, sebab sebelum pemberian nomor, juru dokumentasi harus menyelenggarakan pengelompokan warkat-warkat yang terdapat menurut keterangan dari permasalahannya, baru kemudian diserahkan nomor dibelakangnya. 5. Sistem Subyek Sistem subyek ialah sistem yang dalam sistem fillingnya juru dokumentasi harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada cocok dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, melulu bedanya bahwa penekanan pekerjaan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Bagi suatu perusahaan ataupun lembaga pemerintahan, arsip termasuk bagian penting dari tata kelola administrasi yang baik. Arsip diartikan sebagai catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi, maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda yaitu archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, archium, yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Awalnya, pengertian arsip menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, tetapi saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Meski dengan adanya perkembangan teknologi, kini arsip dapat berbentuk audio, video, dan dokumen digital, namun masih banyak dokumen-dokumen berbentuk fisik yang digunakan sehingga perlu diarsipkan agar tersimpan dengan baik. Semakin banyaknya arsip yang dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, perusahaan, maupun perseorangan, maka semakin diperlukan juga manajemen pengelolaan arsip yang baik melalui sistem kearsipan. Kearsipan sendiri adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana, baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang dapat diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, perusahaan maupun perseorangan. Umumnya, arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu badan disimpan oleh bagian atau unit yang memproduksi informasi tersebut dan dikelola oleh satu bagian khusus yang melakukan pengelolaan arsip termasuk penyimpanan arsip. Agar sistem kearsipan dapat berjalan secara optimal maka dibutuhkan satu alat untuk penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan kotak atau boks arsip. Kotak arsip adalah perangkat penyimpanan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen yang termasuk dalam kategori arsip atau dokumen yang telah bersifat inaktif. Berikut adalah 3 fungsi penting dari kotak arsip 1. Tempat penyimpanan arsip agar rapi Fungsi utama kotak arsip adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat inaktif. Selain itu, dengan menggunakan kotak arsip, arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. 2. Memudahkan dan mempercepat proses pencarian dokumen Dengan menggunakan kotak arsip, Anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu, sehingga tidak hanya memudahkan dalam proses penyimpanan, tetapi juga dapat mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. 3. Terhindar dari kerusakan Dengan menggunakan kotak arsip maka dokumen dan arsip yang disimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Oleh sebab itulah, kotak arsip menggunakan bahan khusus untuk membuat arsip yang disimpan tetap awet dan tahan lama. Boks arsip biasanya terbuat dari bahan yang bervariasi, tetapi umumnya terbuat dari bahan kardus khusus atau kertas khusus. Bahan dan ukuran boks arsip yang digunakan pun harus sesuai standar. Tidak hanya bahan dan ukuran, standar boks arsip juga meliputi spesifikasi, klasifikasi, bentuk dan rancang bangun, fungsi dan cara penggunaan. Standar ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berdaya guna. Tujuan dari dibuatnya standar boks ini adalah agar lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, dan swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan. Standar boks arsip diatur dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip. Spesifikasi bahan pembuatan boks arsip terbuat dari karton gelombang, yaitu karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan SNI 14-0094-1996 Spesifikasi Kertas Medium, serta keadaan lembaran rata, tidak kotor, tidak berlubang, dan tidak kisut. Sedangkan klasifikasi berdasarkan bahan dasar nilai ketahanan tekan lingkar pada arah silang mesin dan ketahanan tekan datar kertas medium bergelombang. Kertas medium sendiri terbagi menjadi 2 kelas, yaitu kelas A dan kelas B. Berikut ialah tabel klasifikasi bahan dasar boks arsip KelasGramatur G/M2Tebal MmKetahanan Tekan Lingkar Ring Crush Kgf NKetahanan Tekanan Datar Uji Concora Kgf NA1121251500,18 – 0,200,20 – 0,230,24 – 0,2711,2 11012,5 12315,0 14711,2 11012,54 12214,7 145B1121251500,18 – 0,200,20 – 0,230,24 – 0,277,8 778,8 8610,5 1037,8 778,7 8510,5 103 Sementara itu, ukuran boks arsip dibedakan atas 2 macam, yaitu kecil dan besar. Berikut ialah tabel klasifikasi ukuran boks arsip UkuranPanjang cmLebar cmTinggi cmBoks Arsip Kecil37927Boks Arsip Besar371927 Bentuk boks arsip adalah kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara, setiap boks arsip harus memiliki ventilasi udara yang dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, sedangkan untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm. Sementara itu, warna dasar boks arsip biasanya warna yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap, seperti coklat, coklat muda, dan biru muda. Biasanya boks arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar boks arsip. Untuk boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm, sedangkan untuk boks arsip besar diisi maksimal 18 cm. Dengan menggunakan boks arsip, maka penyimpanan arsip ke dalam lemari arsip pun semakin mudah. Oleh sebab itulah, boks arsip menjadi salah satu perangkat penyimpanan yang bersifat sangat penting. Tidak hanya memudahkan proses pencarian jika dibutuhkan, boks arsip juga membuat dokumen-dokumen lebih aman dan tidak mudah rusak. Oleh karena itu, bahan yang digunakan untuk membuat boks arsip pun haruslah berkualitas agar arsip di dalamnya dapat terjaga dengan baik. Kantor Anda sedang membutuhkan boks arsip yang sesuai dengan standar arsip nasional? Tak perlu khawatir! Konsultasikan segera kebutuhan Anda dengan FANFEIF sebagai penyedia boks arsip yang sudah berpengalaman. Untuk solusi terpercaya dalam memenuhi kebutuhan Anda dengan boks arsip yang berkualitas PT. FANFEIF ANAK NUSANTARA KARTON Jl. Mawar RT/RW 003,006 Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustika Jaya Bekasi, Indonesia Telephone 021 8262 6715 0821 1202 0122 Email fanfeifkarton Sumber Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Apa Itu Sulistyo Standar Boks Arsip Berdasarkan Keputusan Kepala ANRI Nomor 11 tahun 2000 Tentang Standar Boks Personal Blog Kepka ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang STANDAR BOX ARSIP. Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan Sistem penyimpanan arsip atau warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan yang dimulai dari penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan dengan menggunakan sebuah sistem tertentu, serta menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnahan suatu arsip. Dalam hal ini peralatan dan perlangkapan penyimpanan kearsipan adalah berbagai benda atau alat yang dapat menunjang penyimpanan arsip. A. Jenis dan Kegunaan Peralatan Kearsipan Secara umum peralatan kearsipan yang digunakan untuk pengurusan arsip antara lain yaitu Yaitu guide atau sekat petunjuk karton/kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya yang berfungsi sebagai pembatas kelompok sekaligus sebagai folder yang ada di belakangnya. Macam-macam Guide 1 Menurut ukurannya Guide dibedakan menjadi a Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, dipakai untuk menyimpan kartu berukuran 15 x 10, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dan sebagainya. b Guide besar berukuran 36 x 25 cm, diergunakan untuk menyimpan surat-surat dalam folder ukuran folio. 2 Menurut fungsinya Guide dibedakan menjadi a Guide posisi pertama, yaitu guide yang digunakan sebagai pembatas dan petunjuk antar caption/subjek. b Guide posisi kedua, yaitu yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk atar sub caption/sub c Guide posisi ketiga, yaitu guide yang digunakan sebagai pembatas dan petunjuk sub caption/sub sub subjek. Folder adalah berkas lipata yang biasanya dibuat dari kertas tebal atau plastik tebal untuk menyimpan sebuah arsip. Pengertian Folder ada dua macam, dimana 1 Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari a Brief ordner, yakni berkas lipatan besar yang terbuat dari karton tebal, yang didalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Menurut ukurannya brief ordner ada 2 macam yakni Brief Ordner Folio untuk menyimpan surat dan Brief Ordner Kuarto untuk menyimpan bukti-bukti keuangan serta kuitansi, faktur dan sebagainya. b Snelhecter, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal dengan berbagai variasi alat penjepit yang terbuat dari logam didalamnya. Snelhecter yang terbuat dari kertas tebal biasanya berukuran follio, sementara yang terbuat dari plastik tebal terdiri dari ukuran folio dan setengah folio. c Stofmap folio, adalah lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal. d Map tanpa daun, ialah berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal dan menggunakan tab. e Portepel, adalah berkas lipatan yang terbuat dari katon tebal dengan tali sebagai alat pengikat. 2 Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map tanpa daun Saat ini istilah folder lebih dikenal untuk memberi nama jenis map. Folder ini ada dua macam, yaitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung ini untuk diletakkan dalam laci filing cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan arsip berupa folder di atas, sekarang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyuman arsip in aktif. Kardus/doos/box arsip ini ada yang berukuran tebal 37, 5 x 26,5 x 9 cm, keduanya menggunakan tutup. 3. Tempat Menyimpan Arsip Berikut ini beberapa tempat penyimpanan arsip 1 Lemari Arsip Cup Board Lemari adalah tempat penyimpanan arsip berbagai bentuk, terbuat dari kayu, besi, baja dan berdaun pintu. Jenis lemari paling banyak dikenal karena dapat untuk menyimpan arsip dengan berbagai macam cara, diantaranya yaitu a Sliding door cupboard lemari pintu dorong b Swing door cupboard lemari pintu engsel c Retracting door cupboard lemari pintu tarik kembali atau lemari dengan daun pintu yang masuk ke sisi samping. Filing cabinet merupakan tempat penyimpanan folder secara tegak vertikal yang terbuat dari besi baja dan terdiri dari beberapa laci. Setiap laci pada bagian dalam biasanya berukuran 50 x 38 x 24 cm, jenis lacinya ada yang bergawang dan ada juga yang tanpa gawang. Filing cabinet biasanya digunakan untuk menyimpan folder berisi arsip aktif. Lemari gambar ialah tempat penyimpanan gambar bangunan atau peta yang terbuat dari besi baja. Setidaknya terdapat 2 macam lemari gambar, antara lain yaitu a Lemari gambar dengan tempat penyimpanan tegak, terbuka, dan mengantung vertical suspension. b Lemari gambar dengan laci-laci mendatar, digunakan untuk menyimpan gambar secara terbuka, mendatar, dan ditumpuk/flat. Rak Arsip merupakan tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip secar terbuka, yang terbuat dari besi baja. Ada 2 macam rak arsip, yakni a Rak Bergerak Mobile stacks/Roll-0-Pack Rak ini merupakan tempat penyimpanan yang besar, terbuat dari besi baja dan memakai roda kecil sehingga bisa digerakan. Menurut besar kecilnya dan tenaga penggeraknya, rak ini bisa dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu 1 Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor ditiap kereta untuk menyimpan arsip seberat 8 ton dengan bebelnya. 2 Roll-0-Pack yang didorong untuk menyimpan arsip dengan berak mebelnya tidak lebih dari lima ton tiap bloknya. 3 Roll-0-Pack atau mobile straks biasanya digunakan untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di gudang arsip. 4 Roll-0-Pack yang digerakan secara mekanis dilengkapi dengan alat untuk memutar roda bergigi yang berhubungan dengan rantai yang dipasang pada lantai, untuk menyimpan arsip sampai 20 ton beserta mebelnya. b Rak Tidak Bergerak Stationary Stacks Jenis rak ini paling banyak dikenal dibuat dari besi berlubang dan ada pula yang bentuknya seperti lemari tanpa daun pintu. 5 Kotak atau Lemari Kartu Kotak/lemari kartu berfungsi untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan sebagainya, terbuat dari kayu atau besi baja. Beberapa macam tempat penyimpanan kartu ini antara lain a Card Indexs Cabinet cardex Cardex merupakan tempat penyimpanan kartu horizontal, yang terbuat dari besi baja yang terdiri dari laci-laci 8 atau 15 laci. Setiap lacinya sudah dilengkapi dengan pocket untuk diisi dengan warkat yang berpa kartu. Karena kartu diletakkan secara horizontal dan laci cardex bisa dikeluarkan dari lemarinya maka kita bisa membaca bahkan menulis diatas kartu yang bersangkutan tanpa mengeluarkan kartu tersebut. Card cabinet ialah tempat penyimpanan kartu secara vertikal yang terbuat dari besi baja atau kayu. Card cabinet terdiri dari dua macam, yaitu 1 Card cabinet yang bentuknya menyerupai filing cabinet akan tetapi laci-lacinya kecil berada dibagian atas dan dibagian bawah berupa rak berdaun pintu kecil. 2 Card cabinet seperti lemari dengan daun pintu untuk menutup laci-lacinya. Kotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci untuk menyimpan kartu secara vertikal, terbuat dari bahan besi baja. Karena bentuknya yang kecil biasanya diletakkan diatas meja atu filing cabinet. Ticler file meruapakan kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja yang berisi lembar/kartu vertikal yang menunjukan tanggal 31 lembar, bulan 12 lembar, serta tahun. Setiap pagi lembaran yang menunjukkan tanggal digeser sehingga untuk yang didepan menunjukkan tanggal dan bulan pada hari itu. Ticler file biasanya digunakan untuk menyimpan lembar dispoisi, bon pinjam arsip ataupun kartu lainnya yang memuat tanggal jatuh tempo, diletakkan di dapan kartu tanggal yang bersangkutan untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil ticler file biasanya akan diletakkan diatas meja. B. Jenis dan Kegunaan Perlengkapan Arsip Terdapat beberapa jenis dan kegunaan perlengkapan Arsip yang diperlukan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, diantaranya yaitu 1 Lembar Disposisi, dipakai untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan serta sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini ialah gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, atar pejabat secara horizonal. Kegiatan ini memperlihatkan gambaran peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat. 2 Kartu Tunjuk Silang, berfungsi hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti ataupun mewakili permasalahan subjek dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu silang ini dituliskan dimana adanya surat asli disimpan. 3 Kartu Kendali, dipergunakan sebagai alat pencatat surat, alat pelacak untuk menemukan atau menetapkan lokasi dan tempat suatu surat. Kartu kendali ini sangat perlukan untuk alat pengukur/alat penyampai surat dan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting. 4 Lembar Penerus, dipakai sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai alat pengendali dan memonitor surat dilingkungan unit pengolah. 5 Kartu/Lembar Pinjam arsip, digunakan untuk meminjam arsip seorang pejabat. Yang akan meminjam arsip harus mengisi catatan pada katu lembar yang dimaksud. Kartu/lembar ini dipakai untuk mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus juga berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya. 6 Kotak penyimpan/pengikat Tier File, kota yang berukuran sedang untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar pinjam a5sip dan lembar penerus. Kotak ini pula berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip. 7 Sekat Petunjuk Guide, Guide disimpan dan diatur didepan folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan atau memisahkan antara masalah utama, masalah dan sub masalah. 8 Map Gantung atau Folder, map khusus yang menggunakan gantungan berfungsi untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map ini berisi himpunan arsip tentang satu persoalan atau permasalahan. Map folder tersebut merupakan bentuk fisik dan file atau berkas. 9 Perlengkapan lain, berupa a Cap derajat surat, yaitu sebuah cap untuk memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu segera atau amat segera. b Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali bisa diubah menurut tanggal, bulan serta tahun yang dikehendaki atau sesuai dengan keperluannya. c Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat bersifat rahasia, penting dan sebagainya. d Alat tulis kantor, misalnya berupa spidol, bolpen, lem, pensil, perporater, paper clips, penggaris, cutter, gunting dan sebagainya.

kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat